Introductie van de grondbeginselen van procesmanagement in managementsystemen, zoals systemen met betrekking tot planning, productdesign of Human Resources, stuit vaak op problemen. Een goede voorbereiding is essentieel.
Procesmanagement omvat grondbeginselen voor het beheersen en optimaliseren van processen. De voorbereiding van de integratie van deze grondbeginselen in een bestaand managementsysteem om het te verbeteren, begint altijd met een uitgebreide assessment van het betreffende systeem.
Ideaal is indien de assessment gestructureerd verloopt en gericht wordt op de volgende vier aandachtspunten:
- stel de procesarchitectuur van de organisatie vast;
- definieer rollen en verantwoordelijkheden;
- definieer praktijken en mechanismen met betrekking tot het vaststellen van streefdoelen, resultaatmeting en rapportage;
- stel de belangrijkste culturele aspecten vast – menselijke interacties vormen de basis van managementsystemen.
Onderlinge samenhang
Deze vier onderwerpen geven een helder beeld van de wijze waarop processen in de organisatie feitelijk zijn ingericht en hun onderlinge samenhang (de procesarchitectuur). Ook is duidelijk hoe elk afzonderlijk proces verloopt en de output daarvan.
Is de assessment gedaan, dan levert dit meteen al de eerste aanwijzingen op over de richting waarin verbeteringen gezocht moeten worden. Vervolgens wordt waar nodig procesmanagement (of alleen specifieke grondbeginselen) geïntroduceerd in het systeem dat we op het oog hebben.
In de praktijk blijken vaak culturele aspecten doorslaggevend te zijn voor duurzaam succes van systemen, functies of activiteiten. Het gaat om manieren van met elkaar omgaan, bijvoorbeeld in vergaderingen, in teamverband of bij besluitvorming. Ook blijkt vaak procesmanagement niet dé weg naar verbetering – veel hangt ook af van de mate waarin bereidheid bestaat tot verbeteren.
Bron: bptrends.com
